Descrizione
Il Manuale definisce in dettaglio:
- Il Titolario di Classificazione: Lo schema logico (struttura gerarchica) utilizzato per classificare e archiviare in modo uniforme tutti i documenti in base alle funzioni dell'Ente.
- Il Servizio di Protocollo Informatico: Le regole per la registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita, comprese le procedure in caso di malfunzionamenti.
- I Flussi Documentali: Descrive come i documenti vengono creati, gestiti e assegnati ai vari uffici e responsabili (fascicolazione).
- Ruoli e Responsabilità: Individua le figure chiave, come il Responsabile della Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione.
- Il Piano di Conservazione: Stabilisce per quanto tempo i documenti devono essere mantenuti nell'archivio corrente, nell'archivio di deposito e quando possono essere scartati (selezione e scarto).
- L'Accesso e la Sicurezza: Regola i livelli di autorizzazione per l'accesso al sistema di gestione documentale e definisce le politiche di sicurezza per la protezione dei dati.